如何提升工作效率?18個秘訣完整透露,讓你績效直衝第一!

如何提升工作效率?首先你必須思考什麼是好的工作效率?簡而言之,就是如何在一樣的時間完成更多任務。那麼怎麼樣可以讓我們完成更多任務呢?我在本篇文章分成2大項:

  1. 時間管理(時間運用最大化)
  2. 專注度提升(讓一件事可以更快的完成)

以下是我依照邏輯,排列出容易執行的順序,希望能提升實際運用的機率。

1. 時間管理

1. 設定每週及每日目標

當你要開始運用時間之前,我建議可以先思考每週的大目標再分割成每日的小目標,簡單說最後要清楚知道每天該將事情完成到什麼進度,因為如果毫無章法的事來就做,最後很容易會變成每件事都做一半。

2. 預估每件事需要的時間

知道每天要做什麼事之後就要開始排順序,依照自己的習慣,什麼事情在什麼時候做最有效率來做編排。例如:如果你早上精神最好,因此可以將最耗費腦力的工作排早上。

3. 保持時間的彈性

建議安排事情時要預留一些彈性時間,因為一定會有一些外務干擾到你主要的事情,因此保留時間彈性是必須的,即便你在預估的時間內完成任務,也可以利用剩下的零碎時間完成瑣事。

4. 重要的事先做

人總是懶惰,所以喜歡先挑簡單不重要的事先做,因此重要的事先做是時間管理最重要的核心。永遠要把最重要的事擺在第一順位,再將剩下的精力與時間分配到其他較不重要的事情,這樣做的目的是為了不讓其他瑣事來影響你最重要的任務。

以下是時間管理的相關影片給你參考:

5. 一次專心一件事

這樣的目的是為了提高做某一件事情的速度,人類是無法多工處理的生物,所以當你一次做兩件事以上很容易兩件事都做不好。所以一樣只需堅守重要的事情先做,專注每項任務並逐一完成。

6. 不該你做的就勇敢拒絕

如果你是在職場上這點就非常重要,因為即便是同樣職位,每個人的工作Loading都不一樣。其中最大的關鍵就是很忙的那種人通常不是能力特強就是不懂的拒絕不該做的事,這邊不是要你推託事情,但如果超過你責任太多的事就要勇敢拒絕。

7. 分工給適合的人選

這點是上一點的延伸,如果你的底下有人,能否妥善分派工作就是很重要的事,就算你能力很強可以把所有事攬在身上,但長久而言對團隊並不是好事。

8. 在固定時間執行例行公事

有研究顯示比起不定時的留意信箱,規律的收信是更有效率的。一般常見的例行公事可能是回信、回覆訊息、定時發文…等這類的事情。固定時間有3個好處,ㄧ,規律的執行較不容易遺漏,二,固定時間較無負擔,三,提升效率

9. 2分鐘內能完成的事情就立刻執行

根據David Allen的暢銷書⟪Getting Things Done⟫,如果在2分鐘內能執行的是就立刻執行,可以有效避免小事的堆積導致忘記去做。短時間能做完的事不代表是不重要的,但如果拖延就很可能會遺漏導致不好的後果。

10. 更新未來的待辦事項

挑一個自己習慣的時間,在前一天安排隔天的待辦事項,可以是睡前,也可以是你的固定空檔或是零碎時間,知道自己未來要做什麼並妥善安排才能有效提升工作效率。

提升工作效率 流程
提升工作效率 流程

2. 專注度提升

1. 身體營養補充

這是老生長談但的確是最重要的,沒有一個健康的身體更不用談工作了,時常留意身體狀況,補充不足的營養品也能有助於提升效率。

2. 規律運動

觀察那些有運動習慣的人會發現他們工作時總是精神飽滿,神采奕奕的樣子很大的部分必須歸功於運動,因此建議能撥出固定的時間去運動,不只是對於工作,相信再各方面表現都能更好!

3. 睡眠充足

這是現代人容易犯的文明病,很多人永遠都處在睡眠不足的情況只是他們不知道,除了睡眠時數之外也希望能盡可能在12點前就寢,提升睡眠品質。

4. 冥想

冥想在佛教領域其實就是打坐,透過冥想來達到心情放鬆的效果,可以有效的在工作時提高專注度進而提升工作效率。

以下是簡易的冥想教學影片by好葉:

5. 屏除雜念

在執行那些需要高專注度的工作時這一項就很重要,盡量告訴自己在此時此刻將把100%的精力留給這項工作,其他的東西等完成一個段落後再開始思考。

6. 提升工作愉悅度

人生不是只有工作,適度的休閒放鬆不只能帶來快樂,也能讓工作效率更好。心情愉悅與工作效率是相輔相成的,好的狀態開始工作必能擁有更棒的績效!

7. 創造舒適空間

空間的舒適性當然也會影響到工作效率咯!也許你會認為有些人可能桌子很亂,但工作效率一樣很好。所以這是在同一個人之間做比較,每一個人有每個人覺得舒適的方式,把環境調整到你認為的最佳狀態即可。

8. 設定休息時間

如果時間允許可以設定固定的休息時間,人的專注度會隨著工作時間越長而下降,如果執著於工作時數有可能會造成效率低落,適當的休息也是提高專注度度小技巧。

提升專注度 Check list
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“如何提升工作效率?18個秘訣完整透露,讓你績效直衝第一!” 有 16 則留言.

    • 有效率的工作真的很重要!這篇分享的不是什麼高深的學問,目的在幫助大家找到是不是有一些遺漏的技巧可以加強!

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